Mebis zur Schulentwicklung

Mit einem kleinen, aber feinen Kreis an Mitverschwörern habe ich Anfang Oktober diesen Jahr einen Medien AK begonnen. Die Teilnehmerzahl war… überschaubar. Aber das ist sie aktuell in jedem Arbeitskreis bei uns. Da wir auch ein Jahr nach dem Einzug immer noch Mängel im Gebäude haben, die Unterricht schlichtweg verhindern, sind wir ständig damit beschäftigt die entsprechenden Firmen zu kontaktieren, die sich um Reparaturen kümmern. Das schluckt Zeit. Und Motivation. Und Kraft. Umso wichtiger, dass die Sitzungen zur Schulentwicklung aktuell möglichst effizient ablaufen. Ich hab mich für eine Dokumentation auf mebis in ByCS entschieden – auch wenn der eine oder andere beim Thema Effizienz nicht notwendigerweise an die berühmt-berüchtigte Lernplattform denkt. Aber wenn man weiß, wie man es macht, geht es wirklich schnell.

Aufbau des mebis Kurses zur Schulentwicklung

Die angedachten Sitzungen für das Schuljahr sind im Wochenformat organisiert. Dort sind unter jedem Abschnitt immer dieselben Elemente für die jeweilige Sitzung hinterlegt:

Die Tagesordnung als Textfeld, die mir als Leiter während der Sitzung als Lauffaden dient
Ein Board zum Sammeln von Ideen, wenn es ums Brainstormen geht.
Ein Kanban, in dem die Ideen im Jahresverlauf arrangiert werden.

Das sieht live und in Farbe folgendermaßen aus:

So schaut’s aus: Eine typische Sitzung im Medien AK

Der Vorbereitungsaufwand betrug dafür knapp 10 Minuten. Und die Vorteile einer solchen Organisation sind enorm:

Vorteile einer Dokumentierung bei mebis

Interessierte können jederzeit dem Kurs beitreten – vorausgesetzt, sie kennen das Passwort.
Die anderen Mitglieder des AK müssen von Nachzüglern nicht umständlich erfragt werden: Sie sind im Kurs in Form einer Teilnehmerliste hinterlegt.
Die Sitzungen und ihre Ergebnisse der einzelnen Schritte sind in den Aktivitäten und Textfeldern jederzeit einsehbar.
Nachzügler können sich sofort einbringen und ohne große Reibung im Team loslegen. Denn freie Posten und Aufgaben sind im Kanban als solche markiert.
Die Absprachen im Kanban lassen sich für die nächste Sitzung einfach in den nächsten Abschnitt verschieben und dienen dort als Evaluationsgrundlage.
Kanbans und Board können einfach zurückgesetzt werden und stehen sofort für neue Nutzungen zur Verfügung.
Ergebnisse müssen nicht mehr zusätzlich fotografiert oder schriftlich festgehalten werden. Sie sind im Kurs abgelegt.
Für die Rückmeldung ans Direktorat muss man keine Berichte schreiben. Mit zwei, drei Screenshots von Tagesordnung und Boards hat die Chefetage sofort einen visuell ansprechenden Überblick über unser Tun ohne sich erneut durch Text wühlen zu müssen.
Keine Flipchart, keine Moderatorenkoffer, keine Stifte, kein Papier, kein Müll.

Der mebis Kurs in der Praxis

Konkret lief die Sitzung folgendermaßen ab:

Nach Vorstellung der Tagesordnung haben wir gleich losgelegt. In einem (zunächst noch) Taskcards-Board (geht aber mit dem von mebis genauso) haben wir frisch von der Leber wild Probleme gesammelt, die es aktuell bei uns mit der Technik und dem Umgang damit am Standort gibt. Anschließend hat jeder Teilnehmende zur Priorisierung Karten herausgesucht und mit Hilfe der Bewertungsfunktion Sterne bei den genannten Problemen vergeben, die ihnen am drängendsten erscheinen. So waren blitzschnell erste Fokuspunkte gesetzt, um die man sich als Team kümmern kann. Zusammen wurden dann gemeinsam erste Lösungen diskutiert und die Ergebnisse in der jeweiligen Taskcard als Kommentar hinterlegt. Ist das Problem gelöst, wird es kurzerhand in die Spalte “erledigt” verschoben.

Mögliche Gliederung von imaginären Themen in Taskcards

Ganz ähnlich gingen wir bei der Erstellung eines Fortbildungsplans vor, zu dem wir jedes Jahr durch das Medienkonzept verpflichtet sind. Auch hier sammelten wir mit Hilfe eines mebis Boards mögliche Themen für Fortbildung im Umgang mit Technik, die durch das derzeitige Mediencurriculum gestützt wurden. Anschließend wurden die einzelnen Karten von den Teilnehmenden mit Sternen bewertet, sofern sie das Fortbildungsthema für sinnvoll erachteten, sodass am Ende fünf Favoriten herausstachen.

Karten im mebis Board lassen sich problemlos in den Spalten verschieben.

Diese werden nun in einem Kanban Board angelegt, in dem ich Spalten angelegt hatte, die nach Quartalen im Schuljahr benannt sind.

Jeder der Teilnehmenden schnappt sich nun eine der angelegten Karten und weist sie sich durch Mausklick zu, um die Verantwortung für diese Fortbildung zu übernehmen. Anschließend zieht sich jeder “seine” Veranstaltung in ein Quartal, in der man sich die Organisation derselbigen auch zutraut. Für Nachfragen oder die Hinterlegung von Schulungsmaterial lässt sich pro Karte die Detail-Funktion nutzen. Dort kann man Kommentare anlegen, Dateien verlinken, Bilder einfügen oder die anderen Mitglieder des AKs um Hilfe oder Kollaboration bitten. Auf diese Weise behält man jederzeit den Überblick über die aktuelle Verteilung der Arbeitslast im AK und ist jederzeit mit den Leuten vernetzt.
Ist das Jahr gelaufen, wird das Kanban einfach zurückgesetzt und für das nächste Schuljahr flott gemacht.