Klassenfahrt in der Lernplattform organisieren

Traditionell geht es bei uns an der Schule im letzten Jahr für die Oberstufe nach Griechenland. Die Fahrt existiert bei uns als Tradition an der Schule seit vermutlich 40 Jahren. Entsprechend haben sich viele Ab- und Verläufe aus den 80ern bis heute erhalten:
Man teilt Anmeldungen aus, sammelt sie ein, bittet um Fotokopien von Pässen, ordnet sie in Klarsichthüllen alphabetisch von A-Z, gibt in Vollversammlungen Namenslisten durch und bittet um handschriftliches Eintragen der Telefonnummern für Notfälle vor Ort, zählt durch, wer die Unterlagen unterschrieben hat und wer nicht, mahnt nicht erfolgte Vorgänge an und wartet auf Erledigung – von dem ganzen Orgakram mit den griechischen Behörden mal ganz abgesehen, fällt alleine in der Kommunikation mit der teilnehmenden Oberstufe immens viel Papier an. Entsprechend trug man dann auch ein gefühltes Telefonbuch an Unterlagen im Koffer nach Griechenland. Für dieses Jahr wollten wir das ändern. Mehr Selbstverantwortung an die Leute abgeben. Und den Koffer etwas schlanker halten. Und so entschieden wir uns, den Vorbereitungsprozess zum ersten Mal in einen Kurs in der digitalen Lernplattform von ByCS zu verlegen.

Letztlich haben wir für den Kurs lediglich drei Informationssätze eingefordert, die wir in drei Aktivitäten eingesammelt haben: Die Anmeldung mitsamt Verhaltensregeln, eine Kopie der Pässe, die persönlichen Daten für Buchung von Flugtickets etc.

Anmeldung zur Fahrt: Das Dokument dazu war im Kurs einfach als PDF hinterlegt, das ausgedruckt und unterschrieben abgegeben werden musste – eine Unterschrift ist im Jahre 2025 immer noch am meisten wert. Zusätzlich waren die Teilnehmenden jedoch angehalten, die Regeln noch einmal durchzulesen und aktiv durch einen Mausklick zu bestätigen. Dazu wurde das PDF in den Einstellungen mit einer Abschlussbedingung versehen. Über die Option Teilnehmer/innen müssen die Aktivität manuell als erledigt markieren wird jeder Bestätigungsklick automatisch dokumentiert.

Über diese Option können Verhaltensregeln angeklickt und als angenommen dokumentiert werden.

Über Berichte > Aktivitätsabschluss lässt sich für jede einzelne Person nachsehen, wer die Regeln bestätigt hat oder nicht. Nerviges Durchblättern auf der Suche nach nicht erfolgten Bestätigungen oder Unterschriften entfällt dadurch komplett.

Durch das Häkchen kann man sofort sehen, wer noch die Regeln durchlesen und bestätigen muss.
Hinterlegen von Pässen: Das Einsammeln der Pässe war ganz einfach in die Aktivität Aufgabe verlegt. Die Leute hatten die Vorder- und Rückseite ihrer Pässe bis zu einem vorgegebenen Schlussdatum hochzuladen – datenschutzkonform und diskret von niemandem außer den Lehrkräften einsehbar. Über die Eigenschaften war sofort ersichtlich, wer säumig war und noch eine kleine “Erinnerung” brauchte, um das Dokument hochzuladen. Wer ganz besonders gemein ist, lässt über die Einstellungen ein Abgabedatum setzen, sodass danach nichts mehr hochgeladen werden kann. Das stresst das Nervenkostüm der allzu Entspannten ein bisschen zusätzlich.
Sobald alles hochgeladen war, ließen sich sämtliche Dokumente (sofern gewünscht) als PDF herunterladen, sodass man eine digitale sowie eine ausgedruckte Kopie immer zur Hand hat – hat uns in einem Fall tatsächlich in Griechenland den Allerwertesten gerettet, als ein Ausweis abhanden kam.
Hinterlegung der persönlichen Daten: Hierfür haben wir uns die Aktivität der Datenbank geschnappt, um die ich lange Zeit einen großen Bogen gemacht habe. Bei dem Gedanken, irgendwelche Felder zu programmieren, bekam ich Schüttelfrost. Dabei geht die Datenbank auch ganz basal für Altphilologen. Unter Felder in der Datenbank, haben wir bei Neues Feld erstellen fünfmal den Typ Kurzer Text ausgewählt und jeweils benannt.

Die Felder in der Datenbank sind fluchs angelegt.

Einzutragen von jedem Schüler waren Nach- und Vorname, Geburtsdatum, Telefonnummer sowie eventuelle Unverträglichkeiten. Über Aktionen lassen sich am Ende die fertigen Einträge exportieren und im CSV- oder ODS-Format weiterverarbeiten – z. B. um die Liste mit Namen und Geburtsdatum an die Fluggesellschaft weiterzuleiten.

Hier lassen sich die Einträge ganz einfach exportieren.

Das hätten wir früher alles händisch abgetippt, Handynummern in einer zusätzlichen Versammlung von den Leuten eintragen lassen… Das alles entfällt. Ebenso wie das erneute Ausdrucken und Austeilen sämtlicher Unterlagen in ein paar Jahren. Dafür werden die alten Teilnehmenden einfach aus dem Kurs ausgeschrieben und die neuen an Bord geholt.

Voilà.